FAQs

Comment faire un rapport

1. Comment puis-je avoir accès au système ClearView Connects^MC ?
   Vous pouvez accéder au système ClearView Connects^MC en appellant notre service d'écoute téléphonique sans frais de n'importe quel appareil téléphonique ou bien encore par Internet (au travail, à la maison, partout où vous avez accès à une connexion à Internet). Allez à l'adresse www.clearviewconnects.com et suivez les instructions.
   
   
2. Comment puis-je faire un rapport ?
   C'est en fait très simple. Si vous utilisez notre système téléphonique, vous n'avez qu'à suivre les instructions qui vous sont données. Lorsque vous parlez avec un agent de ClearView, assurez-vous d'avoir indiqué le nom de l'organisation qui fait l'objet de votre rapport et soyez le plus précis possible lorsque vous fournissez les renseignements, sans pour autant vous identifier (à moins que vous ne souhaitiez vous identifier). Si vous utilisez le système sur Internet, vous trouverez sur le site des instructions qui vous permettront de compléter le processus. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, le système a été conçu pour rendre le rapportage plus facile et plus pratique.
   
   
3. Puis-je accéder au système à partir de mon ordinateur à la maison ?
   Oui, vous pouvez utiliser votre ordinateur à la maison (ou à n'importe quel endroit où vous avez accès à Internet) pour accéder au système ClearView Connects^MC et faire un rapport confidentiel et anonyme.
   
   
4. Que se passe-t-il si je n'inclus pas suffisamment de renseignements ou si je n'ai que très peu de renseignements ?
   Si vous ne fournissez pas suffisamment de renseignements, le réviseur aura du mal à agir sur vos commentaires. Plus votre rapport contient de renseignements, plus il a de poids, incluez donc tous les renseignements dont vous disposez, qu'ils soient nombreux ou pas. N'oubliez pas que si les réviseurs ont besoin de renseignements additionnels, ils pourront vous les demander par le biais du système ClearView Connects^MC. Pour savoir si une demande de renseignements additionnels a été placée en réponse à votre rapport, vous devrez accéder au système en utilisant le code d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été attribués dans le cadre de votre rapport.
   
   
5. Qui reçoit l'information?
   Le système ClearView Connects^MC appui plusieurs différentes organisations et chacune de ces organisations a établi la façon dont les rapports seront révisés et qui fera la révision. Veuillez revoir les documents de communication de votre organisation pour de plus amples détails. Si votre rapport contient des renseignements ayant trait à des activités de nature criminelle, nous pourrions être tenus de soumettre vos commentaires aux autorités.
   
   
6. Que faites-vous avec l'information que je fournis?
   L'information que vous fournissez est immédiatement mise à disposition des réviseurs autorisés de votre organisation. Les réviseurs étudient chaque rapport et décident de la démarche à suivre.
   
   
7. J'aimerais savoir comment joindre à mon rapport des documents pertinents?
   Si vous voulez joindre des documents pertinents à votre rapport et si ces documents sont en format électronique, vous pouvez utiliser la fonction « Joindre un document » qui se trouve sur l'écran « Entrer le rapport ». Afin d'assurer l'anonymat, supprimez toutes informations personnelles de tous les documents que vous attachez à votre rapport - voir la section « Comment puis-je conserver l'anonymat lorsque je joins des documents électroniques à mon rapport? »
   
   
8. Comment puis-je conserver l'anonymat lorsque je joins des documents électroniques à mon rapport?
   Avant de joindre un document, faites une révision du texte et décidez quels renseignements personnels vous voulez inclure avec votre rapport. Vous pourriez décider de supprimer certaines informations personnelles du document ou des propriétés du fichier avant de le soumettre.
   
   Pour supprimer des renseignements personnels des propriétés du fichier:

   1. Cliquez sur « Options » dans la menu « Tools » et puis cliquez sur l'onglet « Security ».
   2. Choisissez la case « Remove personal information from file properties on save ».
   3. Sauvegardez le document.
   

9. Comment puis-je savoir si mon rapport a été reçu?
   Afin de vérifier l'état de votre rapport, vous pouvez accéder au système par Internet (ou vous pouvez appeler notre ligne de service d'écoute) en utilisant le code d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été attribués dans le cadre de votre rapport. Vous recevrez l'information suivante :
   1. L'information que vous avez fourni a été soumise et est en train d’être examinée; ou
   2. Votre rapport a été revu le [heure et date]; ou
   3. L'information que vous avez soumise est en train d'être enquêtée; ou

   4. Votre rapport a été fermé le [heure et date].
      

10. J'ai oublié mon code d'utilisateur et/ou mon mot de passe, comment puis-je vérifier l'état de mon rapport ?
    Vous ne pouvez malheureusement pas vérifier l'état de votre rapport sans un code d'utilisateur et un mot de passe. Pour protéger l'identité de l'utilisateur nous ne fournissons pas d'opération de rappel pour les codes d'utilisateur et les mots de passe perdus. Si vous connaissez le numéro de référence de votre rapport (votre code d'utilisateur), vous pouvez soumettre un nouveau rapport et indiquer cet ancien numéro de référence.
    
    
11. Est-ce qu'une personne autre que moi peut accéder au système et consulter mes rapports?
    Non, chaque code d'utilisateur et mot de passe est unique. À moins que vous partagiez votre code d'utilisateur et votre mot de passe avec quelqu'un, seuls les réviseurs autorisés par votre organisation auront accès à vos rapports.
    
    
12. Quelle est la date d'échéance de mon code d'utilisateur et de mon mot de passe?
    Votre code d'utilisateur viendra à échéance dès que votre rapport est fermé par les réviseurs autorisés de votre organisation.
    
    
13. Comment puis-je soumettre des renseignements supplémentaires après la date d'échéance de mon code d'utilisateur et de mon mot de passe?
    Il faudra soumettre un nouveau rapport. Cependant, si vous voulez ajouter des renseignements au sujet du rapport original, mais votre code d'utilisateur et votre mot de passe sont périmés, vous pouvez indiquer le numéro de référence (votre code d'utilisateur) du rapport original.

Sécurité et confidentialité

1. Comment mon identité est-elle protégée?
   Le système ClearView Connects^MC est géré par ClearView Strategic Partners inc. et fonctionne indépendamment de votre organisation. Nous ne repérons pas les adresses IP et nous ne sommes pas abonnés aux services d'identification de l'appelant. Nous utilisons la plus récente technologie de cryptage et de sécurité, ainsi que des coupe-feu, afin d'assurer la sécurité de notre système. Si vous tenez à assurer l'anonymat de votre message, veillez à ne pas fournir des renseignements personnels ni des renseignements susceptibles de vous identifier.
   
   
2. Comment puis-je conserver l'anonymat lorsque je joins des documents électroniques à mon rapport?
   Avant de joindre un document, faites une révision du texte et décidez quels renseignements personnels vous voulez inclure avec votre rapport. Vous pourriez décider de supprimer certaines informations personnelles du document ou des propriétés du fichier avant de le soumettre.
   
   Pour supprimer des renseignements personnels des propriétés du fichier:

   1. Cliquez sur « Options » dans la menu « Tools » et puis cliquez sur l'onglet « Security ».
   2. Choisissez la case « Remove personal information from file properties on save ».
   3. Sauvegardez le document.
   

3. Si je soumets un rapport par Internet en utilisant mon ordinateur au bureau, mon identité peut-elle être découverte par mon organisation?
   En principe, oui, cependant les cadres supérieurs de votre organisation se sont abonnés à notre service dans le but de fournir un service de déclaration confidentiel et anonyme et ils ont consenti à ne pas essayer de repérer le point d'origine des rapports. Une telle tentative de la part de l'organisation serait considérée comme une violation de contrat qui pourrait contrevenir aux lois réglementaires.
   

Technologie

1. Quel type de cryptage est utilisé pour assurer ma sécurité?
   Nous utilisons la plus récente technologie de cryptage afin de protéger votre identité. Par ailleurs, notre site Web a recours à des coupe-feu et d'autres caractéristiques sécuritaires afin de protéger les renseignements que vous fournissez dans votre rapport.
   
   
2. Votre système est-il relié au serveur de mon organisation?
   Non, notre système n'est pas relié au serveur de votre organisation. Le système ClearView Connects^MC fonctionne indépendamment de votre organisation sur nos propres serveurs.
   

Conformité à la législation

1. Comment le système ClearView Connects^MC aide-t-il à notre organisation à se conformer à la législation et aux règles des valeurs mobilières (telles que le projet de loi 198 Sarbanes-Oxley)?
   Le projet de loi 198 (la norme multilatérale 52-110) et la section 301.4 de la loi Sarbanes-Oxley stipule que toutes entreprises qui souhaitent voir leurs actions cotées doivent avoir mis en place des procédures concernant la réception, la conservation et le traitement des réclamations reçues par la société relativement aux questions de comptabilité, de contrôles comptables internes et d'audit ; ainsi que des procédures permettant la communication, sur une base anonyme et confidentielle, par les employés de la société, d'éventuelles préoccupations et interrogations relativement à des questions de comptabilité et d'audit. Le système ClearView Connects^MC fournit non seulement une solution confidentielle et anonyme de déclaration, mais aussi une source d'information importante concernant le code d'éthique et de conduite de l'organisation ainsi que le rôle et les responsabilités de l'employé.
   
   
2. Pourquoi devrions-nous utiliser une compagnie tierce pour s'occuper de questions de nature délicate telles que la gouvernance et la conformité d'entreprise?
   Votre organisation fait appel aux services d'une compagnie tierce pour s'occuper des questions de nature délicate parce qu'elle veut s'assurer que tous les rapport soumis sont traités de façon confidentielle et anonyme et pour que les employés sachent que leur identité sera protégée. Votre organisation a choisi le système ClearView Connects^MC en raison de la conception de pointe sur laquelle repose notre système, et de notre rendement antérieur dans le domaine des solutions confidentielles et anonymes de déclaration depuis 1997.
   

À propos de ClearView

1. Qui est ClearView Strategic Partners inc. et que fait cette société?
   ClearView Strategic Partners inc. est une société canadienne offrant des solutions pour améliorer la conformité, la gouvernance corporative et l'engagement des employés au sein des organisations. ClearView Strategic Partners inc. est une société fermée ayant son siège social à Toronto, Canada.
   

Questions diverses

1. Nous avons déjà une boîte à suggestions, en quoi ce système est-il différent?
   Le système ClearView Connects^MC a été conçu de façon à protéger l'identité de l'utilisateur. Le système est ouvert tous les jours, 24 heures sur 24. Il est accessible de partout où il y a un téléphone ou un accès à l'Internet, ce qui permet à l'utilisateur de soumettre un rapport de n'importe quel endroit et à n'importe quel moment. Notre système en ligne permet à l'utilisateur de soumettre un rapport quasiment en temps réel. Par conséquent, les rapports sont disponibles immédiatement et il n'y a pas besoin de vider manuellement la boîte à suggestions. Notre système est doté d'une fonction unique qui permet à l'utilisateur d'entamer un « dialogue virtuel » avec les réviseurs autorisés pour discuter de votre rapport tout conservant l'anonymat. C'est vous qui décidez de vous identifier ou non. Le système ClearView Connects^MC a été conçu exclusivement pour aider les employés qui souhaitent soumettre un rapport concernant des questions portant sur des rapports financiers ou des soucis de comptabilité, en leur fournissant des instructions pas à pas et faciles à utiliser.