À notre sujet

L'entreprise

Fondée en 1997, ClearView Strategic Partners inc. est une société canadienne qui offre aux organisations des solutions visant à accroître la conformité, la gouvernance d'entreprise et le niveau d'engagement de la part des employés. De nombreux employés se sentent désengagés et déconnectés de leur organisation. Les employés indiquent qu'ils craignent les représailles et les punitions et ils hésitent à partager leurs idées et leurs inquiétudes dans leur milieu de travail. L'objectif de ClearView consiste à offrir aux employés une façon de se sentir plus engagés et plus connectés tout en permettant aux employeurs de comprendre plus facilement et plus rapidement ce que pensent et ressentent les employés. La mise à profit de l'intelligence collective et l'engagement accru des employés contribuent à créer un environnement plus productif et encouragent le rapportage des écarts soupçonnés de conduite lequel, à son tour, permet à l'organisation d'identifier et d’empêcher les fraudes et ainsi maximiser son potentiel et accroître sa productivité. Vers la fin de 1997, ClearView a lancé son système de déclaration confidentiel et anonyme constitué d’un service téléphonique sans frais permettant aux employés de partager leurs inquiétudes, leur désaccord ou leurs suggestions avec les cadres supérieurs de leur organisation. Ce système de déclaration était le système précurseur du système de dénonciation ClearView Connects^MC actuel.

En 2003, le système a été mis à niveau afin de fournir une solution plus globale aux clients dont les activités recouvrent plusieurs pays et qui doivent satisfaire les exigences de nouvelles lois et de nouveaux règlements concernant les valeurs mobilières. Le nouveau système de dénonciation téléphonique et en ligne fournit non seulement aux employés un meilleur accès au rapportage des écarts de conduite ainsi qu'une méthode plus facile pour partager leurs commentaires et préoccupations avec leur organisation, mais il permet aussi d'entreprendre un dialogue tout en assurant l'anonymat des employés.

L'offre

ClearView Connects^MC est un outil essentiel et préventif conçu pour les organisations qui mettent en valeur la transparence et l’engagement des employés au sein de l’organisation. En tant que tierce partie, (solution externe), il permet aux directeurs d'être indépendants et informés de façon autonome et d'ainsi satisfaire et même surpasser les exigences législatives de la loi Sarbanes-Oxley (SOX) Act (301.4) et du projet de loi 198 (Multilateral Instrument (MI) 52-110). Aussi, ClearView Connects^MC permet aux organisations de se concentrer sur leurs activités principales tout en profitant d’un engagement accru des employés menant à une augmentation de productivité.

Nouvelle législation et nouveaux règlements

Depuis son lancement en 1997, ClearView connaît un vrai succès. Elle offre ses services à une clientèle toujours plus vaste au fur et à mesure qu'évolue l'environnement législatif au Canada, aux États-Unis et à travers le monde. Suite à une série de scandales comptables et de gestion au sein de grandes organisations, lesquels ont ébranlé la confiance des investisseurs, le Congrès américain à voté une loi intitulée Sarbanes-Oxley Act of 2002 (SOX). En vertu de cette loi, les organisations qui souhaitent voir leurs actions cotées sur les bourses américaines doivent se conformer aux exigences de la Securities and Exchange Commission (SEC) telles qu'établies par un comité d'audit. La non-acceptation de ces exigences peut par ailleurs se traduire par des sanctions importantes, notamment des amendes et des peines de prison. La Section 301 du Sarbanes-Oxley Act stipule que le comité d'audit de l'organisation est responsable de la mise en place de procédures concernant la réception, la conservation et le traitement des réclamations reçues par la société relativement aux questions de comptabilité, de contrôles comptables internes e d'audit ; ainsi que de la mise en place de procédures permettant la communication, sur une base anonyme et confidentielle, par les employés de la société, d'éventuelles préoccupations et interrogations relativement à des questions de comptabilité et d'audit.

Ces exigences ont pour but d'offrir une méthode de communication autre que celles dictées par la structure de l'organisation, afin d'identifier d'éventuels problèmes de comptabilité ou d'audit. En octobre 2002, par suite aux réformes importantes entamées aux États-Unis, le gouvernement de l’Ontario a mis en place la Loi 198. En janvier 2004, les membres des Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont introduit le projet de loi Multilateral Instrument 52-110 Audit Committees, qui est basé sur les conditions du comité de vérification actuellement en application dans la loi Sarbanes-Oxley Act, y compris les provisions de dénonciation.

De nombreux récents cas d'écarts de conduite au sein des sociétés ont démontré que les employés de première ligne étaient d'une certaine façon au courant des problèmes, mais qu'ils ne disposaient pas de mécanismes leur permettant de communiquer les renseignements au comité d'audit de l'organisation ou à des personnes ne faisant pas partie de la direction. Pour éviter que les bourses américaines radient leur titre de la cote, les organisations doivent se conformer à la Section 301.4 de la loi « SOX » avant la première réunion annuelle des actionnaires qui aura lieu après le 15 janvier 2004 et, au plus tard, le 31 octobre 2004. Les sociétés émettrices privées étrangères ont jusqu'au 31 juillet 2005 pour se conformer aux nouveaux règlements. La loi Multilateral Instrument 52-110 est entrée en vigueur le 30 mars 2004 et s’applique aux émetteurs dès la date la plus proche de : la première assemblée annuelle de l’émetteur après le 1^er juillet 2004 ou le 1^er juillet 2005.

Une structure interne de contrôle reposant sur des bases solides procure d'importants avantages pour une organisation, outre le pur et simple respect de la loi « SOX ». L'infrastructure de contrôle interne qui permet d'assurer le respect de cette loi peut aussi contribuer au succès de l'organisation. En effet, cette infrastructure permet un meilleur partage de renseignements, ce qui se traduit par la prise de meilleures décisions concernant l'organisation, une meilleure gestion des ressources, la rationalisation des opérations et de meilleures relations avec les investisseurs. Par ailleurs, l'organisation jouira d'une meilleure réputation vu ses qualités de leader, l'intégrité dont elle fait preuve en matière de gouvernance et la fiabilité de ses rapports financiers.

Au-delà de la conformité

Au cours du quatrième trimestre 2003, ClearView, consciente de l'évolution du paysage législatif, a lancé ClearView Connects^MC. La solution ClearView Connects^MC va au-delà de la conformité exigée dans le cadre des lois Sarbanes-Oxley et MI 52-110. Elle offre aux organisations canadiennes et internationales les outils dont elles ont besoin pour se conformer et même dépasser les attentes de ces lois. Conçu pour répondre aux exigences individuelles des dénonciateurs (ceux et celles qui soumettent les rapports) et des examinateurs (membres du comité de vérification), ClearView Connects^MC combine une méthode de communication et d’information continue à un système de dénonciation de tierce partie convivial.

La solution ClearView Connects^MC applique des pratiques d'excellence au contrôle interne et accepte les méthodes intégrées telles que COSO et CoCo. Les examinateurs ont accès au système en tout temps, moyennant un processus d'entrée en communication protégée. Ils peuvent donc étudier tous les rapports actuels ainsi que ceux conservés dans les archives. Le système de communication intégré permet aux examinateurs de participer, par le biais de l'informatique, à un échange d'opinions et d'idées concernant le rapport et d'entamer un dialogue « virtuel » avec les demandeurs. Le système est doté d'une documentation détaillée et il offre une piste de vérification pour tous les rapports.

Que votre organisation soit une entreprise canadienne ou américaine qui doit se conformer à la loi Sarbanes-Oxley ou MI 52-110, ou bien encore une organisation qui souhaite sincèrement faire participer ses employés à la croissance de la productivité et des profits, ClearView à la solution qui répond exactement à vos besoins en matière de contrôle interne, de conformité, de recherche organisationnelle et de suivi.